Empfangskraft
Das Berufsprofil:
Empfangskräfte, der Name sagt es schon, arbeiten am Empfang. Das kann in völlig unterschiedlichen Bereichen sein. In Hotels, Gaststätten oder auch in größeren gewerblichen Betrieben mit Publikumsverkehr. Auch Schauspiel- und Opernhäuser sowie Fitnessstudios kommen als Arbeitgeber infrage. Ebenso gibt es Empfangspersonal in größeren Arztpraxen.
Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Arbeitgeber. Meist geht es um folgende To Do’s:
- Kompetente und sprachlich gewandte Betreuung von Anrufern am Telefon: Annahme und Weiterleitung von Gesprächen
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Empfang, Bewirtung und Betreuung von Besuchern
- Terminplanung
- Büroorganisation, allgemeine Bürotätigkeiten
- Erledigung von E-Mail Korrespondenzen
- Planung von Veranstaltungen
- Raumverwaltung und Catering
- Planung, Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
- Bearbeitung der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten
- Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
- Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben
Um diese Liste an Aufgaben zu bewältigen, bedarf es einer gewissen Stressresistenz, Ruhe und nicht zu vernachlässigen: Einer gehörigen Portion Organisationstalent. Übrigens sind auch gute Fremdsprachenkenntnisse ein Muss. In der Gatsronomie hat man es oft mit internationalem Publikum zu tun. Aber auch Wirtschaftsunternehmen bekommen in Zeiten der Globalisierung immer mehr Besuch von ausländischen Firmenpartnern.
Oftmals wird der Beruf von Empfangskräften fälschlich als ein bloßer Aushilfsjob angesehen. Das mag in Ausnahmefällen zwar stimmen. Doch in der Regel gehören auch betriebswirtschaftliche und kaufmännische Tätigkeiten zu den Aufgaben einer Empfangskraft, die schon mal Berichte und Analysen zu verschiedenen Themenstellungen anfertigen muss. Meist verfügen diese daher über eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung in der Hotellerie.
Die Work Life Balance von Empfangskräften ist durchwachsen. Der Job kann schon mal stressig werden. Oftmals müssen viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden und dennoch gilt es immer freundlich zu bleiben. Schließlich ist man gegenüber externen Kunden das Aushängeschild des eigenen Arbeitgebers. Auf dem Arbeitsmarkt sieht es gut aus für Empfangskräfte.
