Management-Assistent*in

Die Tätigkeit im Überblick

Management-Assistenten und -Assistentinnen unterstützen die Geschäftsleitung oder ähnliche Führungsgremien bei deren Aufgaben, bereiten Entscheidungen vor, übernehmen Koordinations- und Organisationsaufgaben und kümmern sich um die Außenkontakte der Firma.

Aufgaben und Tätigkeiten

Management-Assistenten und -Assistentinnen entlasten die Geschäftsleitung oder ähnliche Führungsgremien von Routinearbeiten und unterstützen sie bei der Vorbereitung von Geschäftsvorhaben und Entscheidungen sowie bei der Mitarbeiterführung. Ihr Arbeitsfeld liegt im Bereich koordinierender und organisatorischer Zentralaufgaben. Sie analysieren Soll-Ist-Vergleiche, entwerfen Verträge und Angebote, erstellen Statistiken bzw. werten solche aus, assistieren bei der Ablauf- und Zeitplanung und bei der Personalbeschaffung. Sie pflegen Kontakte zu Geschäftspartnern und bereiten Verhandlungen vor. Fallweise vertreten sie die Geschäftsleitung nach innen und außen.

• Entscheidungsgrundlagen und -hilfen erarbeiten und bereitstellen bzw. die in der Chefetage zusammenlaufenden betriebswirtschaftlichen Unterlagen auswerten
• Statistiken erstellen und auswerten
• Kostenfaktoren analysieren (Kostenrechnung)
• Soll-Ist-Vergleiche erstellen bzw. analysieren, Einhaltung betrieblicher Kennzahlen wie den Umsatz je Mitarbeiter/in oder Rohgewinn beobachten (Controlling)
• Fachinformationen sichten und auswerten, unter anderem Rechtsvorschriften, ggf. kleinere Recherchen durchführen, ggf. auch bei Entscheidungsprozessen mitwirken
• im Bereich Außenkontakte mitwirken
• Vorgesetzte im Rahmen des Kompetenzbereiches vertreten
• Gespräche mit Geschäftspartnern/Geschäftspartnerinnen führen
• Sachverhalte vorklären
• Verhandlungen führen
• Kunden und Kundinnen beraten
• die Wettbewerbssituation und den Markt beobachten, insbesondere im Hinblick auf Preise im Einzugsbereich des Betriebes
• Kontakte zu und Kooperation mit Lieferanten/Lieferantinnen, Kunden/Kundinnen, Kreditinstituten, Behörden, Organisationen und Fachverbänden pflegen
• beim Organisieren und Steuern der für eine erfolgreiche Durchsetzung der Unternehmenskonzeptionen notwendigen innerbetrieblichen Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen mitwirken
• bei Ablauf- und Zeitplanung sowie Steuerung und Überwachung der Arbeitsabläufe assistieren
• Sitzungen, Tagungen vorbereiten, an Besprechungen teilnehmen, Sitzungsergebnisse protokollieren